应对远程工作挑战的“太空模式”

来自都柏林圣三一大学商学院的教授Tanusree Jain和Louis Brennan对太空业务、远程办公以及技术和隔离的关系进行研究，并与Google、Oracle、Xilinx、Microsoft、Facebook等10家科技公司的管理团队对话，创造了一个用于管理远程工作环境的模型：太空任务工作模型（the organization of work during space missions）。

太空任务是远距离工作方式的典型代表，一方面，太空任务需要地面上的任务总控制中心，另一方面，航天员乘组需要在遥远的外太空完成任务。这类任务的特点是团队成员处于孤立的工作环境，而密切沟通是促进团队合作精神和成功完成任务的基础。

鉴于太空任务与远程办公的相似特征，研究者认为，从航天员安排工作和日常生活的实践中，企业管理者可以获得一些有益的线索和方法，从而在有限的环境中更好地规划和管理团队的远程工作。

惯例有着巨大的价值，它可以帮助员工建立积极健康的工作习惯，使企业工作维持在正轨上。无论是在一天工作开始时查看电子邮件，还是在咖啡站和同事闲聊，或者周五晚上下班后与同事的小聚，重复的工作习惯会带给员工一种稳定、安全和可预测性的感觉。

危机可能导致人们的日常惯例发生一些变化。新冠疫情的持续导致员工无法避免远距离办公，且工作地点往往是个人生活空间。这给员工造成了一些不健康和非可持续性的工作习惯，比如在家中穿睡衣工作，对着电脑键盘吃午饭，工作超出正常办公时间等。

面对上述这些变化，解决远程办公模式的挑战需要管理者开发新的工作常规。以下是研究者发现太空任务中值得借鉴的工作常规：

1、制造授时因子来构建新的节奏

授时因子（zeitgebers / time givers）是帮助调节人体内部生物节律的外部环境因素。例如阳光、黑暗、温度变化，以及食物摄入、体育活动和社会互动——这些都会影响人体的能量水平，并告诉身体什么时候应当保持警惕。当这些授时因子发生显著变化时，人体的生物钟会陷入混乱，引发人们情绪的恶性循环，最终影响人们的工作表现。

值夜班就是改变授时因子的一个典型例子。人类的自然惯例是晚上睡觉，白天工作，而夜班打乱了这些规律，破坏了人体的生物钟。夜晚，当员工坐在办公桌前，盯着电脑屏幕时，身体不会给出“加油”的信号，而是“穿上睡衣”、“睡觉”等信号，这也是为什么员工无法集中注意力和打起精神的原因。

在环绕地球运行的空间站上，航天员每24小时就能看到16次日出，一天多次的日出日落会带来更大的干扰。此外，太空任务需要长时间在密闭环境中执行，航天员的社交活动、工作节奏、饮食模式以及日常情绪感知等许多方面都发生了变化。航天员必须调整自身的授时因子来适应这些变化。

航天员通过一起吃饭、参加集体娱乐活动、庆祝节日以及与家人朋友视频通话来标记时间的流逝。指挥人员也会利用短期目标来推进长期任务的实现，通过庆祝每一个阶段性的里程碑，来突出向整体任务目标前进所取得的成果。

许多企业已经开始创建自己的授时因子。比如，Salesforce为员工设立了统一固定的工作时间，即8:30-17:30，此外的时间都属于员工的非工作时间。丹麦合同管理平台Contractbook为其远程办公的员工设置了一系列的“报时信号”，包括两周一次的线上会议、社交闲聊时间、自拍日，以及用社交软件的表情包庆祝每一次任务的顺利完成。

随着企业将远距离办公方式纳入工作常态，管理人员要意识到旧的授时因子可能不再有效，需要及时建立新的授时因子，帮助员工拥有更清晰的时间概念和任务进度感知，从而更加有序高效地完成工作目标。

2、兼具结构和灵活性的管理

职场结构指的是部门、管理者和团队相互协作的组织方式。传统线下办公室的布局既包括开放的空间，以便不同团队之间进行灵活的沟通，也包括封闭的会议室来进行需要隐私的工作。

但是远程办公彻底颠覆了传统办公室的概念，员工无法在线下灵活的空间中进行沟通和互动，造成了物理和社交双重意义上的远距离和僵化。

航天员对这种僵化的办公方式并不陌生，他们必须在工作日遵守一套固定的时间表和惯例。在周末，他们会拥有更灵活的安排。太空任务带给管理者的启发是必须想办法在僵化的环境中促进员工的组织性和协调性。

在制定远距离工作安排时，管理者应当鼓励员工设定清晰的界限，在结构和灵活性之间取得平衡，以确保工作不会干扰到日常的生活。在新冠肺炎疫情期间，Xilinx将每月的第三个周五设为员工的休息日，专门为员工缓解与工作相关的压力，帮助员工在工作和个人生活之间建立起一道健康的界限。

但是灵活性并不意味着组织的松散。一定程度的严格要求有助于规范员工行为、促进员工个人表现和群体互动。因此，虽然Facebook等公司给员工提供了完全远程办公的选择，但更谨慎的做法是建立一个兼具结构与灵活性的规划，允许员工一周内的部分时间居家办公，剩余时间在办公室工作。

3、注重企业内部沟通

沟通是现代企业的命脉，尤其是在远程工作成为重要办公方式的今天。长时间脱离实际的工作环境，以及与同事分隔给企业内部沟通带来了严重的挑战，导致员工承受着不同程度的工作压力，也对管理者提出了难题。

对于新入职的员工来说，如果能够到线下进行现场培训，他们可以接触到所有需要阅读和签署的材料，也可以与其他同事进行实时的沟通，这会令他们更加顺利地融入企业。但是如果新员工需要远程办公，原本工作上一些细微的琐事都可能对他们带来困难和沮丧，因此及时有效的沟通非常必要。

当员工不在管理者的视线范围内，他们的实际情况也很容易被忽视。这种远距离的挑战在太空任务中也得到显著体现。当地面上的指挥部门缺少对航天员工作限制和内心压力的理解时，航天员可能会感到情绪低落。为避免类似情况发生，NASA在保留团队互动的灵活性的同时，制定了定期展开团队沟通交流的计划表。

企业也需要特定方式来增进团队在远程办公时的沟通和互动。Salesforce在疫情期间实施了一项远程入职策略，强调通过各种有趣的社交活动建立彼此信任、促进积极的企业文化和加强人际关系。比如团队会共享一个音乐播放列表，每个员工都可以添加新歌；每天早晨员工可以线上一边喝咖啡一边聊天；每周四晚上还会举行线上欢乐时光；管理者会定期与新员工联系了解他们的近况。

总之，管理者必须明白，企业内部沟通至关重要，它可以帮助员工建立彼此的关系纽带，传递企业的价值观，维持企业正常的工作运转。

参考资料：

Tanusree Jain and Louis Brennan (2021), “What Space Missions Can Teach Us About Remote Work”, https://sloanreview.mit.edu/article/what-space-missions-can-teach-us-about-remote-work/

Ogden RS. The passage of time during the UK Covid-19 lockdown. PLoS One. 2020;15(7):e0235871. doi:10.1371/journal.pone.0235871