每个公司都有一些“又忙又美”的行政MM，她们每天早上6点起床，跑步、健身、秀漂亮又健康的早餐；上班8小时把公司事务打理得井井有条；下班后还能学法语，练瑜伽；回到家已经是夜里10点多，她们还要做个美容面膜，再在朋友圈把一天的行程总结一下，日省吾心，然后准时在晚上24点前睡觉。

最关键是，她们一整天都效率奇高，完全没有因为睡得少而疲惫，也没有因为工作多而忙乱，神清气爽的同时还能貌美如花。

我就想问，这些每天工作学习18小时的行政MM，真的不累吗？小编采访了几个身边的行政MM，发现了几个共同点与你分享。

01. 用四象限法做计划，厘清轻重缓急

行政的工作以琐碎著称，每天要处理各种事物，事情之间还可以完成不相关，以及，每天都要应对非常多的突发事情。我注意到，能把工作做得好的行政，都特别擅长利用四象限法做计划，把一天要做的事情，按重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急也不重要的顺序列出来。这样就不会乱慌慌忙了一天，到下班的时候才发现重要的事情没做。

02.善于强弱轮转，通过转换工作获得休息

即使是按四象限列出来，也会发现一天的任务有很多，那怎么去完成呢？是按重要且紧急、紧急但不重要、不紧急但重要的顺序，依次做好了，再做不重要也不紧急（但可能好玩的）闲事吗？

这既不可行，也没意思。事实上，工作效率高的行政MM，特别善于将任务分散后，再重新组合。一件复杂的工作，配一件轻松的工作，既能调换心情，取得放松，也为进行下一件工作积蓄能量。

因为大脑在处理不同的事物时，调动的脑神经是不同的，一张一驰，交换着来，既让大脑的不同部分得到了很好的锻炼，也得到了适当的休息。

有人说，平衡是一种技巧，转换是一种智慧。再聪明人也不能同时思考两件事，只是能迅速在不同事情之间切换而已。是转换而不是兼顾，让高效的行政MM把事情安排得更好。

03.克服畏难心理，绝不焦虑​

不知你有没有发现，很多时候，你之所以效率不高，并不是事务缠住了人的双脚，而是焦虑让人寸步难行。

你接了一个很大的任务，比如要组织1000人开一个长达4小时的行业大会，你完全不知道如何入手，觉得怎么可能完成，然后把自己陷入焦虑、担忧的情绪里。过了好几个小时，你发现自己还在担心这个事情做不好，而没有任何行动。

其实，不论多大的项目，都可以细化为一个个的小任务，一个会议，可以从场地、人员、会议配备等方面准备；4个小时的时间，可以细分为每10分钟完成什么事情，一点点拆分，多大的任务都可以变成了很小的任务，一点点解决，事情就办妥了。

用四象限列出目标，是为了更清晰地了解，自己没有被紧急的事情拖着跑，而放弃了重要的事情，但不是为了用重要的事情把自己吓到。保持一种心态的放松，尽量不焦虑，相信无论什么样的困难都能一点一点迎刃而解的。

04.专注一心，纯粹才有效率​

刚才讲过平衡和交换，是说我们对于工作、学习和生活的时间分配，应该交替着来，才能让大脑得到休息，从而提升效率。

不过，真正能提升效率的绝招，却是“专注”，你一旦开始转换工作场景，一定不能瞻前顾后，想着刚才没完成的事情。

试想，学习的时候想到工作，工作的时候想着玩，玩的时候又觉得内疚应该学习，那可谓是所有事情都没有做好，除了让心情难过，还没有任何效率可言。这样表面上的面面兼顾，很可能让你身心疲惫，最后一无所得。

切记，一旦切换，就只做一件事，专心、专注、聚焦。无论有天大的问题，都等做完手边的事情再说。工作的时候全力以赴，学习的时候专注沉浸、运动健身的时候酣畅淋漓。尽量让自己做一件事的时候只想这件事,不同时想其他的事情。这样的效率是最高的。

今天小超人分享的行政妹妹又忙又美、还能保持18小时活力不间断的秘密。你学会了吗？